Die Digitalisierung von Rechnungen revolutioniert die Buchhaltung. Erfahren Sie, wie Sie Papierbelege effizient scannen, mit OCR-Technologie bearbeiten und steuerkonform archivieren.
Zeitersparnis bis zu 80%
Digitale Rechnungsverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand drastisch und minimiert Fehlerquellen in der Buchhaltung.
Der Digitalisierungsprozess im Detail
1. Scannen und Erfassung
Verwenden Sie professionelle Scanner oder mobile Apps für hochwertige PDF-Scans. Achten Sie auf eine Auflösung von mindestens 300 DPI für optimale OCR-Ergebnisse.
Empfohlene Scan-Einstellungen:
- • Auflösung: 300-600 DPI
- • Format: PDF/A für Langzeitarchivierung
- • Farbmodus: Farbe oder Graustufen
- • Kompression: Verlustfrei für Text
2. OCR-Texterkennung
Moderne OCR-Software wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren Text um. Dies ermöglicht automatische Datenextraktion und Kategorisierung.
Vorteile der OCR:
- ✓ Volltextsuche möglich
- âś“ Automatische Datenextraktion
- âś“ Barrierefreie Dokumente
OCR-Software:
- • Adobe Acrobat Pro
- • ABBYY FineReader
- • Google Cloud Vision API
3. Automatische Kategorisierung
Intelligente Software kann Rechnungen automatisch kategorisieren, Lieferanten identifizieren und Buchungskonten vorschlagen.
Rechtskonforme Archivierung
GoBD-konforme Archivierung
PDF/A-Format sichert langfristige Lesbarkeit
Alle Belege mĂĽssen digital erfasst werden
Systematische Ablage und Indexierung
Belege zeitnah nach Eingang verarbeiten
10 Jahre fĂĽr steuerrelevante Belege
Dokumente mĂĽssen jederzeit verfĂĽgbar sein
Workflow-Optimierung
EingangsprĂĽfung
Rechnungen sofort nach Erhalt scannen und auf Vollständigkeit prüfen. Fehlende Angaben direkt beim Lieferanten nachfordern.
Datenextraktion
OCR-Software extrahiert automatisch SchlĂĽsseldaten wie Betrag, Datum und Lieferanteninformationen aus den gescannten PDFs.
Freigabe und Buchung
Digitaler Freigabe-Workflow ermöglicht schnelle Genehmigung und automatische Weiterleitung an die Buchhaltung.
Kosten-Nutzen-Analyse
Traditionelle Papierverarbeitung
- • Hoher manueller Aufwand
- • Fehleranfällige Dateneingabe
- • Lange Bearbeitungszeiten
- • Platzbedarf für Archivierung
- • Risiko von Dokumentenverlust
- • Schwierige Suche und Zugriff
Digitale PDF-Verarbeitung
- • Automatisierte Datenerfassung
- • Reduzierte Fehlerquote
- • Schnelle Verarbeitung
- • Platzsparende Archivierung
- • Sichere Backup-Möglichkeiten
- • Sofortige Volltextsuche